Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года: что изменилось для бизнеса

С 1 сентября 2026 года изменились правила оформления документов при грузоперевозках. Транспортные накладные при автомобильной перевозке теперь по общему правилу оформляются в электронном виде.
Это касается не только транспортных компаний.
Если ваша компания отправляет оборудование, мебель, строительные материалы, товар или другой коммерческий груз между городами, к новому порядку нужно быть готовым и со стороны бизнеса.
При этом покупать сложную программу или внедрять новую систему только ради нескольких перевозок в месяц не обязательно.
Разберём простыми словами, что изменилось с 1 сентября 2026 года, где оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) и что делать небольшой компании.

Главное изменение — транспортные накладные перешли в электронный формат.
В электронном виде оформляются и другие перевозочные документы, в том числе заказы и заявки на автомобильную перевозку, а также ряд экспедиторских документов.
Основание для изменений — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
До сентября электронные перевозочные документы уже существовали, но использовались добровольно. Теперь электронный формат стал общим правилом.
При этом предусмотрены отдельные исключения, когда допускается оформление документов на бумаге. Поэтому утверждение, что бумажные транспортные накладные полностью исчезли абсолютно для всех перевозок, будет неправильным.
Для обычной коммерческой автомобильной перевозки бизнесу уже следует ориентироваться на электронную транспортную накладную.

ЭТрН — это не накладная в PDF
Здесь часто возникает путаница.
Создать обычную транспортную накладную на компьютере, сохранить её в PDF и отправить перевозчику в мессенджере недостаточно.
ЭТрН — это электронный документ установленного формата.
Информация передаётся в государственную систему ГИС ЭПД — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Но самостоятельно работать непосредственно в ГИС ЭПД компании не нужно.
Для этого существуют специальные сервисы — операторы ИС ЭПД.
Если максимально упростить схему, она выглядит так:
компания оформляет ЭТрН в выбранном сервисе → оператор передаёт необходимые сведения в ГИС ЭПД → остальные участники перевозки работают с электронным документом.

В перевозке обычно участвуют:
грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.
Например, московская компания отправляет оборудование в свой филиал в Казани.
Транспортная компания отвечает за саму перевозку, но это не означает, что клиент вообще не участвует в оформлении документов.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное.
Поэтому перед отправкой коммерческого груза лучше заранее определить, кто со стороны вашей компании отвечает за ЭТрН.
Особенно это важно при регулярных междугородних коммерческих перевозках, когда груз отправляет склад, транспорт заказывает офис, а принимает филиал в другом регионе.

Есть ситуации, когда электронная транспортная накладная не требуется.
Первый случай: товар доставляет сам продавец без привлечения перевозчика, стоимость доставки включена в стоимость продукции, а товар передаётся в собственность покупателю на складе грузополучателя.
Второй случай: покупатель самостоятельно забирает и перевозит товар собственным транспортом.
В этих ситуациях отдельный договор перевозки с транспортной компанией не заключается.
Во всех остальных случаях, когда для автомобильной перевозки груза привлекается перевозчик и возникают отношения по договору перевозки, транспортная накладная необходима.

Электронные документы необходимо подписывать.
Если от имени организации документы оформляет сотрудник, а не руководитель, может потребоваться его электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД).
При выборе оператора сразу сообщите:
«ЭТрН будет оформлять наш сотрудник от имени ООО».
Оператор сможет объяснить, какая подпись и какие полномочия потребуются именно в вашем случае.

Не забудьте про грузополучателя
Допустим, московский офис всё настроил: выбрал сервис, оформил ЭТрН, передал груз перевозчику.
Но оборудование приезжает в филиал в Екатеринбурге, а сотрудник на складе вообще не знает, что теперь работает электронный документ.
Поэтому перед первой перевозкой по новой схеме предупредите не только сотрудника, который отправляет груз, но и того, кто будет его принимать.
Если компания регулярно отправляет грузы между филиалами, желательно один раз полностью пройти весь процесс:
оформление → погрузка → перевозка → получение → завершение документа.
После этого следующие отправки будут значительно понятнее.

Переход на электронные транспортные накладные требует перестроить привычный документооборот, но у электронного формата есть практические преимущества.
Документ сложнее потерять. Не нужно ждать возвращения бумажного экземпляра от водителя или выяснять, кому его передали после разгрузки.
Быстрее происходит обмен данными. Участникам перевозки не нужно пересылать оригиналы документов между городами, что может ускорить дальнейшие взаиморасчёты.
Сокращаются расходы на бумажный документооборот. Меньше затрат на печать, пересылку и физическое хранение документов.

Перевозка становится прозрачнее для участников. Отправитель, перевозчик и получатель работают в рамках электронного документооборота и быстрее получают необходимые документы.
Для компании, которая регулярно отправляет коммерческие грузы между регионами, это особенно удобно: не приходится собирать бумажные транспортные накладные после каждой перевозки.

Нужно ли теперь отказываться от бумаги полностью
Электронный формат стал общим правилом, но законодательством предусмотрены отдельные случаи, когда перевозочные документы могут оформляться на бумаге.
Кроме того, переход транспортной накладной в электронный формат не означает, что абсолютно каждый документ, связанный с автомобилем, теперь существует только электронно.
Например, путевой лист может оформляться как в электронном виде, так и на бумаге.
Поэтому при нестандартной перевозке лучше заранее уточнять, какие документы необходимы именно в вашем случае.

ТЭК СНК Логистик организует междугородние коммерческие перевозки по России и работает с юридическими лицами. Перед отправкой мы заранее согласовываем маршрут, характеристики груза и необходимые данные для оформления документов, чтобы вопросы с перевозкой и документооборотом решались до подачи автомобиля.